Code d’éthique professionnelle régissant la conduite des membres des comités permanents et consultatifs du CRSNG

Introduction

Le présent document vise :

• à établir des lignes directrices claires en matière d’éthique et de conduite;
• à établir des lignes directrices claires au sujet des conflits d’intérêts, incluant ceux qui ne sont pas couverts par la  Loi sur les conflits d’intérêts du gouvernement fédéral;
• à rendre ces lignes directrices publiques;
• à prévoir les moyens de régler de tels conflits dans l’intérêt public.

Chaque membre d’un comité permanent ou consultatif doit lire le Code et les documents connexes (Règlement no II du CRSNG, Lignes directrices sur les conflits d’intérêts destinées aux membres des comités permanents et consultatifs du CRSNG) et en respecter les dispositions tout au long de son mandat.

Le président du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) est responsable de l’application du Code.

S’il y a lieu, les membres peuvent demander des avis au secrétaire du Conseil en ce qui concerne l’interprétation du Code.

Rôle des comités permanents et consultatifs

Le rôle des comités permanents et consultatifs est d’abord et avant tout de donner au Conseil et aux vice‑présidents des avis sur des politiques et des programmes particuliers, ainsi que d’examiner le travail des comités d’examen. Un comité permanent peut aussi être appelé à formuler des recommandations aux vice‑présidents ou au Conseil au sujet d’importantes subventions et bourses.

Pour que les comités permanents soient efficaces, ils doivent être composés de personnes compétentes qui font de la recherche, gèrent la recherche ou utilisent les résultats de la recherche. Les membres de comité peuvent donc être titulaires de subventions du CRSNG, administrateurs supérieurs d’universités qui bénéficient de l’appui du CRSNG ou cadres d’entreprises avec lesquelles le CRSNG a établi ou pourrait établir un partenariat, ou employés de ministères ou d’organismes gouvernementaux.

Les membres sont nommés en tant que personnes; ils ne représentent ni leurs disciplines ni un organisme.

Objectif

Le CRSNG doit respecter des normes d'éthique très élevées dans toutes ses activités et ses décisions afin de maintenir la confiance que lui accordent le public, ses employés et ses clients. Le CRSNG s'assurera cette confiance en observant en toute circonstance les principes de l'éthique professionnelle, en adoptant systématiquement des mesures justes, en accordant la prépondérance à l'intérêt public, en agissant avec intégrité, en valorisant la vérité, en s'y conformant et en la communiquant adéquatement et avec franchise.

Le Code vise à accroître la confiance du public dans l’intégrité, l’objectivité et l’impartialité des membres de comité et dans le processus décisionnel des comités, tout en permettant aux personnes qui possèdent l'expérience et les compétences requises d’accepter des rôles et des responsabilités en matière de consultation :

• en établissant des lignes directrices claires au sujet des conflits d’intérêts;
• en prévoyant les moyens de régler de tels conflits dans l’intérêt public.

Le Code exige que les membres fassent preuve d’un comportement éthique et déclarent les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents. Un membre est en conflit d’intérêts lorsqu’il peut profiter personnellement de la décision d’un comité ou que ses intérêts personnels sont en conflit avec les obligations publiques qu’il a à titre de membre d’un comité.

Le Code constitue le contexte des lignes directrices actuelles du CRSNG régissant les conflits d’intérêts liés aux activités d’évaluation.

En cas de conflit d’intérêts, le CRSNG reconnaît que le membre de comité en conflit d’intérêts constitue le premier modèle d’éthique professionnelle et son comité, en tant que groupe, le second. Les principes et les procédures qui régissent la divulgation de situations de conflits d'intérêts peuvent aider les membres à remplir leurs obligations, mais uniquement s'ils choisissent d'y avoir recours, de les suivre à la lettre et d'en respecter l'esprit.

Principes généraux

Dans l'exercice de ses fonctions, tout membre d'un comité du CRSNG doit respecter les principes suivants.

Normes en matière d’éthique

Agir avec honnêteté et observer les normes éthiques les plus rigoureuses afin de respecter et d'accroître la confiance du public dans la capacité du CRSNG d'agir dans l'intérêt public et pour le bien public à long terme.

Examen public

Exercer ses fonctions officielles et organiser ses affaires personnelles d’une manière si irréprochable qu’elles puissent résister à l’examen public le plus minutieux; pour s’acquitter de cette obligation, il ne lui suffit pas d'observer la loi.

Confidentialité

Traiter comme étant confidentielle toute information du CRSNG, du gouvernement, exclusive ou personnelle, qui ne relève pas du domaine public et dont il a connaissance en tant que membre de comité.

Prendre les décisions

Rendre toute décision dans l’intérêt public tout en considérant le bien-fondé de chaque cas.

Intérêts personnels

Divulguer tout intérêt personnel sur lequel les activités du CRSNG pourraient avoir une influence quelconque ou qui pourrait compromettre l'éthique professionnelle.

Intérêt public

Organiser ses affaires personnelles de manière à éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents; mais si un tel conflit survient entre ses intérêts personnels et ses obligations et responsabilités officielles, divulguer ce conflit et le résoudre en faveur de l’intérêt public.

Cadeaux et avantages

Mis à part les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages d’une valeur minime, refuser le transfert de valeurs économiques de personnes, de groupes ou d’organismes ayant ou pouvant avoir des rapports avec le CRSNG ou le gouvernement, sauf s’il s’agit de transferts qui résultent d’un contrat exécutoire ou d’un droit de propriété.

Traitement de faveur

Refuser d’outrepasser ses fonctions officielles pour venir en aide à des personnes, physiques ou morales, dans leurs rapports avec le CRSNG ou le gouvernement, lorsque cela peut donner lieu à un traitement de faveur.

Position d'initié

S’abstenir d’utiliser à son propre avantage ou de tirer parti de toute information substantielle qui, de façon générale, n’est pas accessible au public et qu’il aurait obtenue dans l’exercice de ses fonctions.

Biens du gouvernement

S’abstenir d’utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués au CRSNG ou au gouvernement, ou d’en permettre l’usage à des fins autres que les activités officiellement approuvées.

Après‑mandat

Après l’expiration de son mandat de membre d’un comité du CRSNG, ne pas agir de façon à tirer un avantage indu de la charge publique qu’il a occupée.

Conformité

Se conformer aux mesures décrites dans le Code – une condition pour être membre d’un comité permanent ou consultatif du CRSNG. À sa nomination, confirmer avoir lu et compris le Code et les documents connexes et accepter de les respecter en remplissant et en signant la Déclaration des membres des comités permanents et consultatifs du CRSNG.

Le fait de se conformer au Code ne libère pas les membres individuels de leur responsabilité de prendre les mesures supplémentaires nécessaires pour éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents.

Les dispositions du Code qui concernent les conflits d’intérêts ne s’appliquent pas à la famille immédiate d’un membre (c’est‑à‑dire les personnes qui vivent avec lui ou qui sont considérées comme dépendantes de lui). Cependant, les membres sont responsables de s’assurer que les obligations qu’ils ont à titre de membre d’un comité et les activités et les intérêts financiers de leur famille immédiate ne créent aucune situation de conflit d’intérêts.

Critères de divulgation

Au moment de sa nomination et au besoin pendant son mandat de membre d’un comité du CRSNG, divulguer par écrit au président ou à son remplaçant les biens, les passifs ou les activités extérieures qui sont directement liés aux activités du CRSNG et qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts réel, perçu ou apparent.

Le membre doit divulguer notamment les activités qui ne font pas partie de l’emploi normal d’une personne (par exemple les activités philanthropiques, les activités de bienfaisance et les activités commerciales et non commerciales) et qui ont été entreprises au cours de la période de deux ans qui précède sa nomination.

Mesures d’observation

À la réception d’une divulgation écrite, le président ou son remplaçant détermine si un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent existe et quelles mesures d’observation sont requises.

Il peut aussi y avoir des divulgations inattendues pendant une réunion. Dans de tels cas, le procès‑verbal officiel doit indiquer qu’une déclaration a été faite oralement et qu’une décision a été prise au sujet de la nécessité d’avoir recours à des mesures d’observation. Le président ou son remplaçant détermine les mesures d’observation requises.

Les mesures d’observation peuvent consister notamment à demander au membre de se retirer de certaines activités du CRSNG ou des discussions sur des questions qui pourraient créer un conflit d’intérêts. Dans le cas du retrait du membre des discussions du comité, le procès-verbal officiel devrait faire état de l’absence du membre ou de son abstention de participer à ces discussions.

Si le membre refuse de respecter les mesures d’observation déterminées par le président ou son remplaçant, les sanctions appropriées peuvent être prises.

Confidentialité

Le secrétaire du Conseil du CRSNG est responsable d’assurer la confidentialité complète de l’information au sujet de leurs biens, leurs passifs ou leurs activités que les membres communiquent au président ou à son remplaçant. Seuls le secrétaire du Conseil et le président ou son remplaçant peuvent avoir accès aux documents remis par les membres, à moins d’indication contraire dans une loi. De plus, tout le matériel qui concerne les activités des membres doit toujours être entreposé et manipulé conformément aux obligations légales et stratégiques du CRSNG.

Le secrétaire du Conseil peut demander des avis au conseiller juridique et aux cadres du CRSNG lorsqu’il évalue les conflits et élabore des recommandations sur les mesures d’observation prévues pour les conflits d’intérêts traités dans le Code à l’intention du président ou de son remplaçant et du président du comité.

Examen

Examiner ses obligations au besoin, mais au moins une fois par année, pour tenir compte de tous les changements survenus dans ses activités, ses intérêts financiers ou ses obligations et ses responsabilités en matière de consultation à l’égard du CRSNG.