Lignes directrices sur les conflits d’intérêts destinées aux membres du Conseil du CRSNG
1. Loi sur les conflits d’intérêts
Les membres du Conseil doivent se conformer à certaines dispositions de la Loi sur les conflits d’intérêts (la Loi), laquelle établit des règles claires concernant les conflits d’intérêts et la période postemploi pour les titulaires de charge publique. Elle réduit au minimum la possibilité que surviennent des conflits entre l’intérêt public et les fonctions publiques des titulaires de charge publique et prévoit le cas échéant la résolution de ces conflits dans l’intérêt public.
La Loi stipule ce qui suit : « […] un titulaire de charge publique se trouve en situation de conflit d’intérêts lorsqu’il exerce un pouvoir officiel ou une fonction officielle qui lui fournit la possibilité de favoriser son intérêt personnel ou celui d’un parent ou d’un ami ou de favoriser de façon irrégulière celui de toute autre personne. »
La Loi indique aussi que « le titulaire de charge publique est tenu de gérer ses affaires personnelles de manière à éviter de se trouver en situation de conflit d’intérêts. »
La Loi est limitée à des circonstances relativement particulières applicables aux titulaires de charge publique et exige d’eux qu’ils se récusent concernant une discussion, une décision, un débat ou un vote, à l’égard de toute question qui pourrait les placer en situation de conflit d’intérêts.
2. Les conflits d’intérêts et le CRSNG
Le Code d’éthique professionnelle régissant la conduite des membres du Conseil du CRSNG (Code du CRSNG) traite d’aspects liés à l’éthique et aux conflits d’intérêts qui ne sont pas nécessairement couverts par la Loi.
Au CRSNG, la définition du terme conflit d’intérêts est vaste et comprend les conflits réels, potentiels et apparents. Il se peut que la Loi ne traite pas de certains cas de conflits potentiels et perçus.
Il peut y avoir conflit d’intérêts réel, tel qu’il est décrit ci-dessus conformément à la Loi sur les conflits d’intérêts, si la demande qu’un membre du Conseil du CRSNG présente à titre de candidat doit faire l’objet d’une recommandation de financement de la part du Conseil.
Un conflit d’intérêts potentiel est un conflit qui peut se développer ou se présenter à un moment ultérieur (p. ex., un membre du Conseil songe à travailler en collaboration avec un organisme ou à occuper un poste au sein d’un organisme qui tente d’obtenir un financement important de la part du CRSNG, et le Conseil examine la proposition).
Il y a conflit d’intérêts perçu si l’on peut raisonnablement craindre l’existence d’un conflit ou qu’un membre ne puisse pas agir de façon impartiale (p. ex., un membre du Conseil vient de la même université qu’un candidat ayant présenté une proposition en cours d’examen par le Conseil).
Le CRSNG permet d’appliquer une gamme de mesures (pas seulement la récusation) pour tenir compte de différentes situations de conflits d’intérêts (consultez le point 3 ci-dessous).
En cas de conflit d’intérêts, les membres constituent les premiers modèles d'éthique professionnelle et le Conseil, en tant que groupe, le second. Il incombe aux membres de divulguer l’existence d’un conflit. Les principes et les procédures qui régissent la divulgation de situations de conflits d’intérêts peuvent aider les membres à remplir leurs obligations, mais uniquement s’ils choisissent d’y avoir recours et de les suivre à la lettre et d’en respecter l’esprit. Les membres doivent divulguer ouvertement tout confit réel, potentiel ou apparent et veiller à ce que ce conflit soit résolu dans l’intérêt public.
3. Procédures de gestion des conflits d’intérêts
Avant les réunions ou les activités du Conseil, on fournira aux membres un ordre du jour ou on les avisera des questions traitées de façon à ce qu’ils puissent s’assurer qu’ils ne sont pas en conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent par rapport à ces questions.
Lorsqu’un membre n’est pas certain s’il existe un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, il devrait consulter le secrétaire du Conseil et le Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique, s’il y a lieu.
Lorsqu’un membre s’est assuré qu’il est en conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, il doit divulguer par écrit l’existence de ce conflit au secrétaire du Conseil, lequel avisera le président du Conseil du CRSNG et le président du CRSNG.
À la réception de la divulgation écrite, le président du CRSNG et le président du Conseil du CRSNG détermineront s’il existe effectivement un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, et, en accord avec le membre, les mesures nécessaires pour garantir le respect des exigences. Le membre prendra les mesures appropriées pour résoudre le conflit en faveur de l’intérêt public. Si ce type de conflit d’intérêts est couvert par la Loi, le membre doit se récuser et s’abstenir de participer à la discussion, à la décision, au débat ou au vote. Le membre et le secrétaire du Conseil peuvent consulter le Commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique pour déterminer si la Loi s’applique et si elle est observée.
Les conflits d’intérêts qui se posent de façon inattendue au cours d’une réunion du Conseil seront déclarés verbalement par le membre en question durant la réunion. Le président du CRSNG et le président du Conseil du CRSNG détermineront s’il existe effectivement un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, et, en accord avec le membre, les mesures nécessaires pour garantir le respect des exigences. Si ce type de conflit d’intérêts est couvert par la Loi, le membre doit se récuser et s’abstenir de participer à la discussion, à la décision, au débat ou au vote.
Si un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent non divulgué par un membre est porté à l’attention du secrétaire du Conseil, du président du CRSNG ou du président du Conseil du CRSNG, la situation sera traitée de la façon exposée ci-dessus.
Alors que la Loi exige que les membres en conflit d’intérêts se récusent et ne participent pas aux discussions, aux décisions, aux débats ou aux votes, le CRSNG permet que d’autres mesures soient appliquées pour se conformer aux exigences en cas de conflits d’intérêts non couverts par la Loi. Selon la nature du conflit, la divulgation de ce dernier peut suffire. Dans d’autres cas, les membres pourront participer aux discussions, mais ne pas voter sur la décision. Si un membre est tenu de se récuser et de ne pas participer à des activités du Conseil, à des discussions ou à des votes sur certaines questions, le procès-verbal officiel de la réunion fera mention de l’absence du membre ou du fait qu’il s’est abstenu de participer aux discussions ou aux votes. S’il est possible que la Loi s’applique au conflit, le procès-verbal sera transmis au Commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique par le secrétaire du Conseil.
4. Lorsqu’un membre est un candidat ou un cocandidat présentant une demande au CRSNG
Normalement, le rôle du Conseil n’inclut pas le processus de décision touchant le financement des propositions présentées dans le cadre des programmes établis du CRSNG. Au cours de son mandat au Conseil, un membre peut présenter à titre de candidat ou de cocandidat une demande de subvention à l’égard des programmes établis du CRSNG, mais il doit déclarer un conflit d’intérêts, se récuser et s’abstenir de participer aux discussions et aux décisions du Conseil touchant sa demande, si celle-ci est présentée au Conseil en vue d’une recommandation de financement.
À l’occasion, le Conseil peut examiner des propositions qui peuvent avoir été présentées dans le cadre d’autres programmes que les programmes établis du CRSNG et en recommander le financement. Un membre du Conseil ne peut pas présenter une proposition de ce genre en tant que candidat. En revanche, il peut faire partie des cocandidats présentant cette proposition, mais il lui faut alors déclarer être en conflit d’intérêts et s’abstenir de participer aux discussions et à la décision si la demande est présentée au Conseil.
5. Lorsqu’un membre agit comme évaluateur dans un comité de sélection, un comité consultatif ou un autre comité spécial ou permanent
Occasionnellement, un membre peut être tenu d’agir comme évaluateur :
- à titre de membre du Conseil qui formule une recommandation concernant le financement d’une demande;
- à titre de membre d’un comité de sélection de prix (p. ex., pour les Bourses Steacie du CRSNG, le Prix John-C.-Polanyi du CRSNG ou le Prix Brockhouse du Canada).
Lorsque le Conseil s’acquitte de telles fonctions, la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche et l’Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs s’appliquent.
Les membres du Conseil ne peuvent pas être nommés en tant que membres d’un comité de sélection ou d’un groupe d’évaluation régulier du CRSNG (pour les programmes de subventions ou de bourses).
6. Lorsqu’un membre agit en tant qu’examinateur
Un membre peut agir comme examinateur des demandes présentées dans le cadre des programmes établis, mais il ne peut pas le faire en qualité de membre du Conseil. Il ne peut pas agir comme examinateur pour une proposition présentée en dehors de la structure des programmes établis.
7. Lorsqu’un membre donne son appui à une demande présentée par un candidat
Dans le cadre de ses fonctions professionnelles extérieures au Conseil, un membre peut être tenu de signer au nom d’une autre personne une demande de subvention ou de bourse afin d’appuyer l’attribution d’un financement par le CRSNG. Si une telle demande est présentée au Conseil en vue d’une recommandation finale, le membre doit déclarer être en situation de conflit d’intérêts et s’exclure des discussions ou de la décision concernant cette demande.
8. Avis
Le secrétaire du Conseil peut demander l’avis du Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique au sujet des conflits d’intérêts couverts par la Loi. Les membres peuvent communiquer directement avec le Commissaire afin obtenir son avis.
Le secrétaire du Conseil peut demander l’avis des conseillers juridiques et des cadres supérieurs pour évaluer l’existence de conflits et formuler des recommandations au président du CRSNG et au président du Conseil au sujet des mesures à prendre pour résoudre les conflits d’intérêts couverts par le Code du CRSNG.
