Responsabilités et obligation de rendre compte

Obligation envers les contribuables

Les fonds de l'organisme proviennent de crédits parlementaires. Par conséquent, il a la responsabilité envers le Parlement et les Canadiens de s'assurer que les fonds publics qui lui sont confiés sont administrés de façon judicieuse.

À cette fin, les fonds accordés en vertu du Programme d'innovation dans les collèges et la communauté (ICC) doivent être utilisés avec efficience, efficacité et économie dans le meilleur intérêt des établissements appuyés par une subvention.

Rôles et responsabilités

Les subventions accordées par un organisme sont administrées par trois partenaires : le représentant autorisé (dont le nom figure dans la demande de subvention), l'établissement et l'organisme. Consultez le  Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche pour connaître les responsabilités des chercheurs qui demandent ou reçoivent des fonds des organismes et l' Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche pour obtenir plus de renseignements sur l'administration des fonds accordés.

Conformément aux lois et aux politiques fédérales concernant les subventions, l'organisme vérifie l'admissibilité des établissements à une subvention.

L'organisme définit les conditions régissant l'utilisation des fonds de subvention, contrôle l'utilisation des subventions et interprète ses règlements et ses exigences pour les établissements et le représentant autorisé.

Les subventions d'ICC sont accordées à des établissements admissibles aux programmes de l'organisme et sont administrées par l'entremise des systèmes d'administration des établissements. Le représentant autorisé d'un établissement autorise les dépenses conformément aux exigences de l'organisme, telles qu'elles sont définies dans le présent guide, ou telles qu'elles sont précisées à titre de modalités d'une subvention, et aux politiques de l'établissement. Personne ne peut initier ni autoriser des dépenses imputées à un compte de subvention sans obtenir au préalable l'autorisation déléguée du représentant autorisé de l'établissement.

Chaque établissement définit des procédures, des contrôles et des systèmes pertinents afin d’assurer le respect des politiques et des exigences de l’organisme. L’établissement a le droit et la responsabilité de refuser ou de retirer son approbation des dépenses proposées par un représentant autorisé si celles-ci contreviennent aux exigences de l’organisme ou aux politiques de l’établissement et, si cela convient, peut demander conseil à l’organisme ou lui demander de se prononcer sur l’admissibilité des dépenses.

Les procédures relatives à l'administration, au personnel et à la comptabilité doivent être conformes aux normes, aux pratiques et aux politiques de l'établissement du représentant autorisé.

Dérogation aux activités ou au budget proposés, ou les deux

Le représentant autorisé d’un établissement responsable de l’administration d’une subvention doit se conformer aux activités et au budget qui figurent dans la demande approuvée. Cependant, au cours de la période de validité de la subvention, pour réaffecter à d’autres postes budgétaires plus de 20 % des fonds attribués à un poste particulier, le titulaire de la subvention doit au préalable soumettre à l’approbation de l’organisme un budget modifié et la justification des changements. Si un établissement reçoit seulement une partie des fonds demandés dans sa proposition initiale, il peut modifier ses activités proposées selon le financement accordé. Toutefois, les activités modifiées doivent tout de même viser les objectifs énoncés dans la proposition initiale. De plus, les activités peuvent être modifiées seulement si l’organisme n’a pas recommandé d’affecter les fonds à un aspect particulier de la proposition (indiqué dans la lettre d’octroi). Il faut documenter les moindres changements apportés au projet initial. Si un établissement souhaite apporter un changement aux projets ou aux activités appuyés par une subvention, il devra en discuter avec un administrateur de programme de l’organisme et fournir un budget révisé.

Surveillance financière

Des représentants de l’organisme examineront périodiquement le cadre de contrôle de la gestion des établissements afin :

• d’évaluer l’efficacité des politiques, des systèmes et des mesures de contrôle internes utilisés par l’établissement;
• de confirmer que l’établissement s’acquitte de ses responsabilités en matière de gestion des fonds de subvention conformément à l’ Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche;
• de déterminer que le niveau de confiance quant à l’utilisation des fonds de recherche conformément aux exigences des trois organismes subventionnaires est adéquat;
• de partager et de diffuser de l’information sur les lignes directrices et les attentes relatives à l’amélioration continue de la gestion des fonds de recherche.

Pour obtenir des renseignements au sujet des critères employés pour évaluer le cadre de contrôle de la gestion des établissements, reportez-vous à l’Outil de cueillette d’information des établissements.

Non-respect

Les représentants autorisés sont tenus d'utiliser les subventions en conformité avec les politiques de l'organisme, notamment le Guide d'administration financière des trois organismes du Programme d'innovation dans les collèges et la communauté et les guides des subventions et des bourses de l'organisme, ainsi que de fournir de l'information véridique, complète et exacte au sujet de la documentation liée aux dépenses imputées aux comptes d'une subvention ou d'une bourse.

Utiliser les fonds de la subvention ou de la bourse à des fins qui ne sont pas conformes aux politiques de l'organisme; détourner les fonds d'une subvention ou d'une bourse; ne pas respecter les politiques financières de l'organisme, à savoir le Guide d'administration financière des trois organismes du Programme d'innovation dans les collèges et la communauté et les guides de l'organisme pour les subventions et les bourses; ou fournir de l'information incomplète, inexacte ou fausse au sujet de la documentation liée aux dépenses imputées aux comptes d'une subvention ou d'une bourse constituent une violation des politiques de l'organisme.

Pour en savoir plus sur la façon dont l’organisme traite les allégations de non-conformité au Guide d’administration financière des trois organismes du Programme d’innovation dans les collèges et la communauté ou de violation d’autres politiques de l’organisme, consultez la section 6.1, intitulée  Processus des trois organismes pour l’examen des allégations de violation des politiques par des chercheurs du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Les cas de mauvaise gestion financière pour lesquels il y a des preuves de fraude ou d'autre activité illégale sont transférés aux autorités pertinentes, conformément à la  Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du Conseil du Trésor.

Reconnaissance

Les subventions accordées dans le cadre du Programme d'ICC pour la recherche appliquée constituent un investissement de la part des contribuables canadiens. La responsabilité de l'organisme en ce qui a trait à l'utilisation des fonds de subvention comprend l'obligation d'informer le public du nom des établissements qui reçoivent un appui, du type de recherche appliquée qui sera effectuée et de la façon dont les fonds seront administrés.

Les établissements sont tenus de reconnaitre l'appui financier de l'organisme dans les publications découlant des recherches subventionnées, dans les documents de conférences et de congrès ainsi que sur l'appareillage et dans les installations achetés ou mis au point grâce aux fonds de subvention.

Propriété intellectuelle et brevets

Les organismes ne revendiqueront aucun droit à l'égard de la propriété intellectuelle (PI) issue des travaux de recherche qu'ils financent. De façon générale, avant même d'entreprendre les activités appuyées par le Programme d'ICC, les établissements doivent élaborer et signer une entente avec chaque entreprise partenaire concernant les droits de PI et la cession de la PI découlant de la recherche appliquée financée au moyen de la subvention. Toutes les ententes sur les droits de PI découlant de la recherche financée en vertu du Programme d'ICC doivent prendre en compte l'objectif de création de partenariats visé, ce qui suppose un partage entre les partenaires des retombées éventuelles, au prorata de leur contribution respective, ainsi que le partage des couts de protection de la PI.

Compte tenu de la finalité des projets et du fait qu'ils sont pilotés par des entreprises, les établissements doivent avoir l'autorisation d'utiliser les connaissances ou les technologies nouvelles dans le cadre d'activités d'enseignement ou de recherche ultérieures; de plus, les professeurs et les étudiants participants doivent avoir l'autorisation de décrire le projet dans leur curriculum vitæ.

Libre accès

Les organismes subventionnaires sont déterminés à favoriser la diffusion le plus rapidement possible des résultats de la recherche qu’ils financent auprès du plus grand nombre possible de personnes. On favorise les progrès sociaux en permettant aux chercheurs, aux universitaires, aux cliniciens, aux décideurs, aux organisations du secteur privé, aux organisations sans but lucratif et au grand public d’accéder librement et facilement aux connaissances et aux résultats de la recherche de pointe afin de les utiliser et de les mettre à profit. Afin de respecter cet engagement, le CRSNG, les IRSC et le CRSH ont élaboré la  Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications. Consultez la politique pour savoir comment se conformer à ses exigences. 

Archivage des données de recherche (CRSH seulement)

Le CRSH s’est engagé à respecter le principe selon lequel les données de recherche recueillies à l’aide de fonds de subvention sont du domaine public. Par conséquent, il a adopté une politique visant à faciliter l’accès à ces données pour les autres chercheurs. Tous les bénéficiaires de financement du CRSH doivent se conformer à la  Politique sur l’archivage des données de recherche du CRSH.

Les établissements doivent également promouvoir l’intégrité en recherche conformément à la section 2.1.2, intitulée   Promotion de l’intégrité en recherche du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

Propriété des collections et des spécimens

Les collections de spécimens animaux, botaniques, géologiques ou de cultures de valeur sur le plan scientifique ou les artéfacts archéologiques qui sont recueillis par un représentant autorisé à l'aide de fonds de subvention sont la propriété de l'établissement. Elles doivent être détenues en fiducie au nom de la collectivité de recherche qui devrait y avoir un accès raisonnable. De telles collections doivent être déposées dès que possible dans un dépôt approprié.

Cependant, la politique de l'organisme sur la propriété des collections ou des spécimens ne remplace pas la législation fédérale ou provinciale sur ce sujet.

L'organisme ne vise pas à restreindre les procédures normalisées et reconnues d'échange d'appareillage et de spécimens entre les chercheurs et les établissements, mais plutôt à veiller à conserver l'appareillage et les spécimens en bon état et à en assurer l'accessibilité future.